• 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10
  • 11
  • 12
  • 13
  • 14
  • 15
  • 16
  • 17
  • 18
  • 19
  • 20
  • 21
  • 22
  • 23
  • 24
  • 25
  • 26
  • 27
  • 28
  • 29
  • 30

BCCとCCの違いがわからないのはまずい Eメールのルール

ITリテラシーとしてどうしてもはずせないのは、ネットの使い方よりもメールの使い方じゃないかと思う。

意外とわかってないというか、教わった事がないからできないんだろうけれど、これは中学生ぐらいから学校で教えてもいいんじゃないかと思う。


まず件名。
これはわかりますよね。

何について書いているのかです。
例えば、あなたが営業の仕事をしていて、営業の日報を送るとしましょう。
どのように書けばいいでしょうか。
どのように書けば相手にわかりやすいでしょうか。
少し考えてみましょう。

僕なら、「○月○日営業日報、自分の名前」という風に書きます。
相手が一瞬で理解できるし、後で検索するときも便利です。

1日にメールを何通も受け取る人はわかると思いますが、全てのメールを読む事はできません。

そうなると件名だけ見て重要なのかそうでないのかをスクリーニングすることになるわけです。
僕は一日に10通程度の受信ですが、それでもメールマガジンやらスパムやらがくるので、そういったのは件名で判断して必要なければ見ません。

スパムはフィルターがかかるので自動的にスパム専用のボックスに移動するため、基本的には視界に入りません。
でも誤作動で本当はスパムじゃないメールがスパム扱いされるといけないので3日に1回ぐらいはスパムフォルダもざっと見ています。

件名を確認→差出人を確認→重要度を確認→読む価値があると思ったら開く

こんな感じで処理すると効率的ではないでしょうか。

次にメールの本文は簡潔にわかりやすくというのは基本中の基本として、いざ送るときに宛先をどうするかです。

これが今日の本題です。

具体的にはBCCとCCを使い分けられていますか?

BCCは複数人に送るときに、一覧が相手にわからないようにして送る時、CCはその逆で相手にも誰に送っているのかをわかるようにする方法です。

1対1のコミュニケーションなら普通に宛先欄に相手のアドレスを入れればいいのですが、例えばチームを組んである目的に向かって活動をするときに、その情報を共有しなければいけない時があります。

そういった時に複数の相手に同時に送ると便利ですね。
BCCやCCはそういった時に使います。

具体的にはどう使うのでしょうか。
例えば僕が思いつくのはこういう状況です。

あなたは会社で仕事をしています。
ある事についてお客さんにメールで報告をしなければならなくなりました。
でもあなたは新人でメールの書き方にまだ自信がありません。
そこであなたの上司にも同じ内容のメールを同時に送信する事で、後で問題が起きたときにすぐにあなたの上司が確認できるようしようとあなたはしました。

この時はどうすればいいのでしょうか。
僕ならBCCを使います。

お客さんにとっては、取引先の人間が新人なのかベテランなのかは関係なく、ただ仕事上の付き合いでメールを交換しているだけで、それを見ず知らずの人間にも同時に送信されているのは不安を発生させる要素になりうるからです。

逆にCCはどうか。
例えば会議で議事ログを作成した時。
このような時に会議終了後に参加者と、自社内の関係者に状況を共有するために使うと便利です。

以上、わかってない人が周りで多いと感じたのでまとめました。
関連記事

コメント

コメントを投稿する

管理者にだけ表示を許可する

トラックバック

月別アーカイブ
カテゴリー別
リンク